La comunicación es la base de toda interacción humana. Nos comunicamos con nuestros allegados, con nuestros compañeros de trabajo, con proveedores o clientes y se comunican las empresas con sus empleados. Pero, cuando lo hacemos, ¿lo hacemos de una manera eficiente?

¿Qué es una comunicación eficiente?

Partamos de la base: una conversación eficiente es aquella que se logra usando la menor cantidad de recursos (el más importante de ellos es el tiempo de todos los involucrados) y que, además, se consigue hacer de una manera efectiva. Es decir, que el mensaje llega correctamente a todas las personas en tiempo y forma.

Esta podría ser la definición de la comunicación asertiva, que no es sino aquella habilidad social de relación personal y profesional para manifestar nuestros deseos, sentimientos o intenciones de forma congruente, eficaz, clara y directa.

Para mí, la comunicación en el trabajo debe ser directa y al grano, evitando incurrir en small talk (esos temas de conversación triviales que no cubren ningún tópico de la conversación) y asegurándonos que el mensaje es transmitido correctamente.

Las conversaciones sin un fin determinado también pueden ser productivas

Sin embargo, en el trabajo, las conversaciones entre compañeros sin ningún tópico determinado pueden llegar a ser muy productivos. En este estudio concluyeron que, entre compañeros comerciales, los almuerzos de trabajo pueden incrementar las ventas hasta en un 24% de ambos, pues da lugar a un un intercambio de conocimiento que es más complicado cuando se acotan las conversaciones. Es decir, parece ser que en ocasiones las conversaciones a la hora del café pueden ser productivas, además de crear lazos íntimos entre compañeros, por lo que tampoco es necesario erradicarlas.

Comunicación síncrona vs. asíncrona

La diferencia de estos dos tipos de comunicación radica en la simultaneidad de la persona que quiere comunicar el mensaje con la que lo que debe recibir. Es importante saber elegir qué tipo debemos usar en cada momento, pues una de ellas obligará a la otra persona a estar «presente» (física o mentalmente) en la conversación, y quizás no sea necesario. Nuestra mente tiene una capacidad limitada para cambiar de una tarea a otra. Tardamos unos 15 minutos en volver a conseguir el mismo nivel de concentración tras una distracción.

Los millennials prefieren usar mensajes o correos electrónicos al teléfono, pues consideran una llamada como una invasión de su terreno. Aunque a veces una llamada de 5 minutos puede solucionar lo que quizás tardarían 2 días de respuestas en un hilo de un correo.

Es necesario valorar cuándo es necesaria una llamada o si bastaría con un correo o mensaje.

Diferenciar lo importante de lo urgente

Evidentemente, cuando algo es urgente y necesita solución, es necesaria una llamada. Pero no todo lo importante es urgente., ni todo lo urgente es importante.

Quizás la llamada que estás pensando hacer puede ser simplemente un mensaje a leer cuando la otra persona esté disponible, o el mensaje que vas a enviar debe ser una llamada.

Una de las cosas malas que nos ha traído la tecnología es la sensación de necesidad de inmediatez para todo. Todos tenemos algún compañero que te llama para cualquier cosa, o que te envía un mensaje y te llama a los 5 minutos para ver si lo has leído ya. Otra vez, saber diferenciar el método de comunicación es importante.

Modalidades y herramientas de la comunicación

Podemos convocar una reunión (ya sea presencial o por videoconferencia), tener una conversación en directo si compartimos oficina, enviar un correo electrónico, hacer directamente una llamada o enviar un mensaje (por ejemplo, por mensajería instantánea como Telegram, o no instantánea, como Slack). Aquí dependerá del mensaje que queramos dar y de la urgencia del mismo.

Hoy en día disponemos de múltiples herramientas de comunicación. Para conseguir una comunicación eficiente, debemos saber elegir la herramienta adecuada en cada momento, las formas y la modalidad.

Conclusiones

Un pilar importante en una buena relación laboral es la comunicación. Tan importante es comunicar de manera eficiente, como la de saber escuchar y esforzarnos por entender a la otra persona.

Algunas empresas incluso redactan manuales de buenas práticas con el fin de conseguir una comunicación fluida para todas las partes. Esto se hace más necesario en entornos de trabajo deslocalizados en los que se trabajan en diferentes husos horarios y en los que no podemos demandar que las personas estén disponibles en todo momento.

En mis (pocos) años de experiencia laboral creo que la comunicación (tanto interpersonal como corporativa) sigue siendo la tarea pendiente a superar por todos. A menudo me encuentro gente que abusa de llamadas de teléfono (o que no lo levanta para nada), que manda mensajes importantes por WhatsApp (una herramienta que no considero adecuada para estas cosas, pues se puede mezclar con conversaciones personales y el mensaje quedarse en el camino), o reuniones interminables que terminan sin que ninguno de los asistentes tenga claros los puntos que se han decidido en ella.

Solo siendo empáticos (¿es necesario demandar la atención de los receptores del mensaje en tiempo real?) o dando la importancia que se merece a la forma y contenido de los mensajes podremos lograr una comunicación cada vez más eficiente.